Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến; kiểm tra nhanh một đầu việc mới; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính. Nhưng sự thật là những công nghệ vốn đang giúp kết nối từ xa lại là nguyên nhân gây ra gián đoạn công việc - nguồn gốc của sự mất tập trung. Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp phải làm việc từ xa, vấn đề này càng cần chú ý hơn bao giờ hết.

Một nghiên cứu tâm lý được Sophie Leroy – giáo sư kinh doanh tại Đại học Minnesota, chỉ ra trong cuốn sách: “Why is it so hard to do my work” cho thấy, khi một người không hoàn thành nhiệm vụ trước và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, sẽ xuất hiện một hiệu ứng tâm lý gọi là: “Attenttion Residue” – sự lưu tâm với nhiệm vụ gần nhất. Hiệu ứng tâm lý này gây suy giảm năng suất làm việc của chính người đó ở những công việc sau. Nói một cách khác, công việc càng bị chen ngang, “Attenttion Residue” càng lớn, khả năng làm việc càng kém.

Ngay cả khi quay trở lại hoàn thành nốt công việc ban đầu, Attenttion Residue sẽ phá vỡ sự tập trung toàn diện được hình thành từ điểm xuất phát. Sự tập trung là điều vô cùng khó xây dựng nhưng lại rất dễ bị đánh mất.

Theo nghiên cứu của hãng phần mềm Adobe cho biết, mỗi nhân viên văn phòng kiểm tra email 75 lần/ngày. Các cuộc họp, hoạt động giữa giờ toàn công ty (mà mọi người đều ghét) trung bình chiếm 15 phần trăm thời gian. Trò chuyện nhóm theo thời gian thực – thậm chí còn tệ hơn. Các cuộc trò chuyện nhóm tạo ra thông báo liên tục trên màn hình trong suốt ngày làm việc. Thông kê của Slack – ứng dụng trò chuyện phổ biến cho các start-up cho biết rằng: các tài khoản dành trung bình 10 giờ trực tuyến mỗi ngày. Công nghệ đang tạo ra rất nhiều gián đoạn, và bất kể ngắn hay dài chúng đều giảm năng suất lao động, gia tăng căng thẳng.

rong một nghiên cứu công bố trên tờ Havard Business Review năm 2011, hai nhà nghiên cứu năng suất làm việc, Teresa Amabile và Steven J. Kramer chỉ ra rằng người lao động sáng tạo và năng suất hơn khi môi trường làm việc ít gây ra áp lực. 238 cá nhân từ bảy công ty tham gia ghi lại 12.000 mẩu nhật ký, mô tả tâm trạng và tiến độ công việc hàng ngày. Từ đó hai nhà khoa học nhận thấy tương quan giữa 3 yếu tố: giữa sức khỏe tinh thần – tâm trạng, cảm xúc và động lực – và chất lượng công việc của họ.

Càng hạnh phúc sự tiến bộ lại tiếp tục phát triển. Và càng thường xuyên trải nghiệm cảm giác tiến bộ trong công việc mọi người càng gia tăng sức sáng tạo.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp gia tăng sức tập trung cho nhân viên trong mùa dịch?

Cách đơn giản là cho phép nhân viên tập trung làm từng đầu việc. Trong cách làm việc từ xa (remote work) không thể đánh giá sự tập trung nhờ đo lường bằng các chỉ số như: thời lượng trực tuyến, tốc độ kiểm tra email, trả lời tin nhắn,… Giống như lúc làm việc cố định, hình ảnh các cá nhân hối hả quanh văn phòng, đến sớm và về muộn,… chỉ đem đến một cảm nhận an toàn vô thức cho người quản lý. Sự thật là nhân viên của bạn có thật sự đang làm việc? Sự chăm chỉ cần được thể hiện bằng năng suất, và điều này cần môi trường làm việc tập trung.

Charles Duhigg, tác giả cuốn sách best seller của New York Times – The Power of Habit, khuyến khích các nhà lãnh đạo tạo ra các thói quen cho toàn bộ tổ chức. Với cách làm việc remote work, tác giả khuyến nghị như sau:

Ấn định thời lượng tối đa cho các cuộc họp lớn: Điều này mang lại cho nhóm cơ hội để suy nghĩ lại về những cuộc họp nào thực sự cần thiết? Các cuộc họp ít quan trọng có thể chuyển sang thông báo bằng văn bản.

Nhân viên được tự giác đánh dấu thời gian offline để làm việc: Đây là cách tạo ra mức ưu tiên cho các nhân viên tập trung tối đa vào từng nhiệm vụ. Mọi người có thể xem lịch làm việc của nhau trên các ứng dụng như Google Calendar… trước khi đẩy thêm thông báo công việc mới bằng email, tin nhắn.

Nhân viên/trưởng nhóm/trưởng bộ phận liệt kê một tác vụ quan trọng nhất định phải giải quyết trong ngày: Danh sách các mục tiêu hoàn thành trong một ngày hoặc một tuần cũng có thể giảm thiểu. Bằng cách xác định một điều quan trọng nhất rồi tập trung hoàn thiện, sẽ khiến năng suất tốt hơn.

Trước một khung giờ nhất định vào buổi sáng, sẽ không có email/trò chuyện nhóm: Buổi sáng được các chuyên gia năng suất coi là thời gian tốt nhất để làm việc chăm chỉ, thay vì bỏ nhiều giờ suy nghĩ để ra các quyết định. Ví dụ công ty có thể ra một chính sách: trước 10 giờ sáng hoặc thậm chí buổi trưa mọi người sẽ không kiểm tra email, tin nhắn. Và hoàn thành nốt công việc đang dở.

Đề cao văn hoá làm việc không đồng bộ: Giao tiếp không đồng bộ (Async) – gửi tin nhắn mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức – có thể giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào công việc, và kết nối lại sau để trả lời. Hãy nói rõ với nhóm của bạn rằng các phản hồi chậm trễ không chỉ được chấp nhận mà còn là cách giao tiếp ưa thích.

Hướng dẫn cụ thể về cách thức giao tiếp trên ứng dụng trò chuyện: Work Place, Slack, Skype,… có thể gây mất tập trung. Nhưng nếu cả nhóm cùng thống nhất một quy tắc sử dụng, sẽ gây ít gián đoạn hơn. Chẳng hạn, nếu một bản cập nhật các đầu việc của Project có độ dài nhiều hơn một màn hình di động hoặc ngang ngửa một email, cả nhóm sẽ nhận được một cuộc gọi video. Cuộc gọi sẽ tạo cảm giác giống như ở cùng phòng giữa các thành viên, và khiến người nhận cuộc gọi biết tầm quan trọng của thông tin mới.