Bằng việc phân tích dữ liệu và ứng dụng công nghệ mới trong quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể phát hiện các lỗ hổng trong quy trình tuyển dụng, từ đó tối ưu cả về thời gian và chi phí.

Theo nghiên cứu của tổ chức tư vấn chuyển đổi số Sierra Cedar (2018), 45% công ty lớn và 51% công ty vừa dự kiến sẽ tăng ngân sách cho việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động tuyển dụng. Báo cáo “Xu hướng nguồn nhân lực” của Deloitte năm 2017 cũng chỉ ra rằng, 71% công ty đánh giá việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự là một trong những ưu tiên hàng đầu, nhưng chỉ có 9% thực sự hiểu rõ về vai trò và cách ứng dụng công nghệ trong thực tế.

Như vậy có thể thấy, công nghệ sẽ có tác động lớn đến ngành quản trị nhân lực (HR) nói chung và công tác tuyển dụng nói riêng. Tuy nhiên, ảnh hưởng như thế nào và ứng dụng công nghệ ra sao vẫn là những câu hỏi lớn mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Xu hướng tuyển dụng đang dần phải thay đổi

Theo ông Trần Trung Hiếu, nhà sáng lập và Giám đốc Điều hành của TopCV – một nền tảng tạo hồ sơ ứng viên (CV) và tìm việc làm, có 2 xu hướng đang dẫn tới sự thay đổi thị trường tuyển dụng.

Sự chênh lệch giữa cung và cầu trong thị trường lao động: Theo khảo sát của VietnamWorks (2018), 75% nhà tuyển dụng cho biết nhu cầu nhân lực của họ sẽ tăng lên trong năm tới. Đặc biệt, 33% doanh nghiệp có kế hoạch tăng mạnh với nhu cầu tuyển dụng trên 30%. Đó là về phía “cầu”, còn về nguồn cung, số lượng nhân sự ở Việt Nam không hề ít, nhưng chất lượng lại chưa cao. Theo số liệu từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, hàng năm có hơn 300.000 sinh viên tốt nghiệp, nhưng phần nhiều trong số đó thiếu kiến thức và kỹ năng để đáp ứng nhu cầu thị trường lao động hiện tại. Sự chênh lệch giữa cung và cầu khiến doanh nghiệp phải bỏ ra nhiều chi phí hơn, tốn nhiều công sức hơn để tìm được người tài. Lúc này, bài toán làm thế nào để gia tăng hiệu quả tuyển dụng, được đặt lên hàng đầu.

Sự phát triển của mạng xã hội: Xu hướng tuyển dụng và tìm việc qua mạng xã hội đang ngày một phát triển. Ông Alexel Himal, Phó Chủ tịch Facebook từng chia sẻ: “Cứ 4 người Mỹ thì có 1 người đang hoặc đã tìm được một công việc qua Facebook”. Marriott International, tập đoàn sở hữu 30 nhãn hiệu khách sạn nổi tiếng tại 131 quốc gia trên khắp thế giới, là một trong ví dụ điển hình về việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng qua Facebook. Trang thông tin tuyển dụng Marriot Career của tập đoàn hiện đã có 1,3 triệu người theo dõi. Công ty này đăng trung bình 2 bài/ ngày về những hoạt động nội bộ, hình ảnh làm việc thực tế cùng với các bản tin tuyển dụng. Nhiều công ty khác như Google, Dell,… cũng có cách làm tương tự. Như vậy có thể thấy, ứng viên giờ có thể tiếp cận thông tin tuyển dụng hiện ở khắp mọi nơi, như Facebook, website doanh nghiệp, các trang web tìm việc trực tuyến… Ứng viên giờ có nhiều sự lựa chọn hơn, dẫn đến tâm lý “không được việc này vẫn có việc khác”, và trở nên không quá “thiết tha” với một vị trí nhất định. Lúc này, doanh nghiệp buộc phải chủ động săn đón, và tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả để tiết kiệm chi phí và nguồn lực.

Những công nghệ tối ưu mô hình tuyển dụng

Công cụ quản lý quy trình tuyển dụng (Applicant Tracking System): Đây là những phần mềm giúp quản lý dữ liệu theo đúng quy trình của phễu tuyển dụng từ bước đầu tiên là ứng viên nộp hồ sơ cho đến khi họ nhận việc. Theo ông Hiếu, mặc dù các công cụ ATS đã ra đời từ lâu, nhưng doanh nghiệp Việt chưa áp dụng nhiều. Thông thường, doanh nghiệp Việt lưu trữ dữ liệu trên các file excel, việc nhập dữ liệu thủ công dễ dàng dẫn tới tình trạng thất lạc, sai sót dữ liệu đồng thời hao tốn thời gian của doanh nghiệp..

Phễu tuyển dụng: Đi từ bước đầu tiên là biết đến trang web tuyển dụng của doanh nghiệp, cho đến bước cuối cùng là tuyển dụng thành công.

Một khảo sát của Bullhorn về xu hướng tuyển dụng và sử dụng nhân sự tại khu vực Bắc Mỹ năm 2017, ATS giúp giảm 75% thời gian dư thừa, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và giảm 15% thời gian tuyển dụng. ATS giúp các nhà tuyển dụng nắm được chính xác được tỷ lệ chuyển đổi qua từng nấc của “phễu” tuyển dụng, biết được nên đầu tư vào khâu nào để đạt hiệu quả tốt hơn, và đặc biệt là lưu trữ dữ liệu cho mục đích lâu dài. Về cơ bản, các phần mềm ATS giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán:

• Thu thập và lưu trữ hồ sơ ứng viên về một nguồn: Mọi thông tin của ứng viên sẽ được thu về một nguồn, kể cả những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Nhờ vậy, người làm tuyển dụng khi cần có thể tìm kiếm theo nhiều trường thông tin khác nhau như số năm kinh nghiệm, vị trí đã ứng tuyển… Không chỉ tìm kiếm dễ dàng, họ cũng có thể tái sử dụng lượng dữ liệu này cho những lần tuyển dụng tiếp theo.
• Quản lý tình hình ứng viên trong từng giai đoạn tuyển dụng: Để tuyển được một nhân sự, cần đi qua nhiều giai đoạn, từ nộp CV đến phỏng vấn lần 1, phỏng vấn lần hai và cuối cùng là nhận việc. Trên cả hành trình ấy, nếu không kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể “bỏ lỡ” ứng viên bất cứ lúc nào. Ví dụ như quên liên hệ thông báo kết quả, không nhắc ứng viên về thời gian phỏng vấn… Công nghệ sẽ giúp người làm tuyển dụng năm rõ tình trạng ứng viên hiện tại, từ đó đưa ra những phương án tiếp theo.
• Phân tích và đưa ra báo cáo: Sau mỗi chiến dịch tuyển dụng, công nghệ sẽ tự phân tích và đưa ra những chỉ số quan trọng về hiệu quả tuyển dụng như số lượng hồ sơ gửi về, số người đi phỏng vấn, số lượng tuyển thành công, số lượng từ chối… Những con số này sẽ giúp nhà tuyển dụng tính toán được chi phí chính xác để tuyển thành công một nhân sự, và phát hiện những vấn đề tồn đọng trong quy trình tuyển dụng hiện tại. Và khi giải quyết được những vấn đề này, chi phí sẽ được tối ưu. Ví dụ, có rất nhiều ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn, nhưng chỉ có một vài người nhận việc, điều đó có thể chứng tỏ chế độ lương thưởng chưa phù hợp.

Trí tuệ nhân tạo: Ở mức độ cơ bản, AI sẽ giúp tự động hoá công việc nhập liệu, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao sự thấu hiểu ứng viên. Với sự phát triển của khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (natural language processing – NLP), AI có thể đọc hiểu các thông tin trong hồ sơ ứng viên, từ đó tự động nhập liệu các truờng thông tin cơ bản vào hệ thống như: họ tên, số điện thoại, e-mail, nơi ở…

Ở mức độ cao hơn, khi có hồ sơ gửi về, AI sẽ tự động lựa chọn và gợi ý những ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Thậm chí, AI cũng có thể dự đoán về xu hướng hành vi của ứng viên, xác định tỷ lệ họ đi phỏng vấn hay tỷ lệ nhận việc.

Tuy nhiên, mức ứng dụng AI như vậy chỉ là lý tưởng. AI đòi hỏi lượng dữ liệu đầu vào rất lớn từ nhiều doanh nghiệp khác nhau. Thế nhưng tại Việt Nam, không phải tất cả người làm tuyển dụng đều có thói quen nhập liệu và cập nhật thường xuyên những thông tin này, khiến cho lượng dữ liệu không đủ lớn để AI ra quyết định.

AI hoạt động dựa trên sự mô phỏng não của con người, lượng dữ liệu càng lớn, độ chính xác trong các quyết định từ AI lại càng cao. Sau một thời gian thu thập đủ dữ liệu, AI sẽ rút ra được insight về cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Về phía ứng viên, công nghệ sẽ hiểu được xu hướng ứng tuyển và lựa chọn công việc của họ, họ thường đi phỏng vấn ở công ty có khoảng cách bao xa, phù hợp với văn hoá doanh nghiệp như thế nào, chấp nhận mức lương ra sao… Về phía nhà tuyển dụng, sau một vài chiến dịch, AI sẽ hiểu được doanh nghiệp đang tìm kiếm nhân sự với những đặc điểm chung về kinh nghiệm, tính cách và trình độ như thế nào. Do đó, càng về sau, AI càng đưa ra được những gợi ý chính xác.

Hãy xem một ví dụ về cách một tập đoàn quốc tế sử dụng AI để rút ngắn thời gian, công sức và tăng hiệu quả tuyển dụng. L’Oreal là một trong những tập đoàn về sản phẩm làm đẹp lớn nhất thế giới. Theo báo cáo của PwC, năm 2017, L’Oreal có hơn 80.000 nhân viên trên toàn cầu và hàng năm cần tuyển thêm 15.000 nhân viên mới. Họ thu hút hơn 5 triệu lượt ghé thăm website để tìm cơ hội việc làm. Do đó, chi phí và thời gian để chọn lọc nhân sự từ tất cả các hồ sơ gửi về là rất lớn. Để giải quyết bài toán này, L’Oreal quyết định sử dụng thuật toán trí tuệ nhân tạo AI. Cụ thể, 5 giá trị cốt lõi mà L’Oreal luôn xây dựng trong doanh nghiệp của họ là: nhiệt huyết, sáng tạo, cởi mở, trách nhiệm, cầu tiến. Dựa trên 5 yếu tố này, họ xây dựng bộ câu hỏi chung để kiểm tra về khả năng, tính cách của đội ngũ hiện tại. Sau đó, AI sẽ tự động so sánh kết quả từ bài kiểm tra này với các hồ sơ nộp vào của các ứng viên, từ đó lựa chọn ra những hồ sơ có mức độ phù hợp với doanh nghiệp nhất. Sau hơn 1 năm thực hiện, tỷ lệ ứng viên qua vòng phỏng vấn và đồng ý nhận việc tăng 83%.

Người làm HR cần những gì để thích nghi?

Theo ông Hiếu, trên hành trình chuyển đối số, rào cản lớn nhất là sự “lười” và tư duy cũ. Đã qua thời mà chỉ cần đăng tin tuyển dụng là hồ sơ sẽ đồng loạt gửi về. Nếu doanh nghiệp không chủ động tìm ra phương pháp quản lý khoa học, chi phí tuyển dụng sẽ rất lớn và chất lượng nhân sự tuyển về chưa chắc đã cao. Hơn nữa, mọi sự ứng dụng công nghệ cần hoạt động dựa trên nền tảng của dữ liệu, vì vậy, người làm tuyển dụng cần luôn có ý thức cập nhật nhiều thông tin về ứng viên nhất có thể. Dù việc nhập liệu này không thể mang lại kết quả ngay lập tức, những lại có ý nghĩa rất lớn với viêc phát triển nguồn nhân sự cho doanh nghiệp về lâu dài.

Tiếp theo, trong thời đại này, người làm tuyển dụng cần có tư duy của cả marketing và sales. Khi coi mỗi ứng viên là một khách hàng cần phục vụ, mọi công tác từ email trả lời, gọi điện đặt lịch phỏng vấn đều cần chỉn chu, thì nhà tuyền dụng mới tối ưu hóa được trải nghiệm ứng viên.

Áp dụng tư duy sales và marketing trong tuyển dụng là năng lực mà đơn vị tư vấn nhân sự Talentlyft (Mỹ) đánh giá là một trong 15 xu hướng quan trọng nhất trong công tác tuyển dụng năm 2019. Mục đích của việc này là khiến ứng viên có nhận biết về thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp (awareness), có sự cân nhắc đến doanh nghiệp khi có nhu cầu tìm việc (consideration), và có hứng thú, mong muốn với các vị trí tuyển dụng trong doanh nghiệp (interest), sau đó với đến bước nộp hồ sơ ứng tuyển. Ứng viên lúc này được coi như một khách hàng, mà sản phẩm cần bán chính là công việc, nhà tuyển dụng sẽ nghĩ đến việc xây dựng chân dung khách hàng – ứng viên, một cách bài bản với đầy đủ những yếu tố như thông tin cá nhân, nhu cầu, mong muốn, động lực làm việc… Những thông tin này sẽ là nền tảng quan trọng để công nghệ có thể phân tích, chọn lọc ra những hồ sơ phù hợp nhất.

Nói tóm lại, dù phát triển đến mức độ nào, công nghệ cũng chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể quyết định hoàn toàn hiệu quả tuyển dụng. Muốn tận dụng tối đa sức mạnh của công nghệ, cần nhiều thay đổi trong tư duy và nghiệp vụ người làm tuyển dụng.

Trang Đinh